Técnicas para realizar un evento

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Técnicas para realizar un evento

Planificar el evento va a servir para organizar mejor las tareas de quien lo organiza y las de quienes van a ayudar o asistir, de ese modo, al tener todos los flancos cubiertos es mucho menos probable que algo pueda salir mal o fuera de lo planeado y, de este modo se va a poder evitar inconvenientes y por supuesto, estar mas tranquilo.

Ya sea que se trate de un evento pequeño o de uno multitudinario, la planificación debe estar presente para que todo salga bien. Cuando se comienza a planear un evento primero hay que especificar de que tipo de evento se trata. No es lo mismo un casamiento, que la presentación de un nuevo producto, o el lanzamiento de un libro. Por lo tanto lo primero que hay que hacer es detallar cual o cuales son los objetivos del evento.

 

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Pasos par organizar un evento

1. Definición del objetivo: piensa en un hito a conseguir que motive la organización del evento. Debes determinar cuál es ese concepto que define y da sentido a la jornada.

2. Planifica con tiempo suficiente: elige cuál es el espacio más idóneo para la cita. Habrá que tomar la decisión de si es en interior o exterior y cuánto público albergará. Valora tus propias oficinas como emplazamiento si tienes un espacio disponible, dado que servirá de estupendo escaparate para mostrar tu empresa y puede ahorrar muchos costes.

3. Material audiovisual. En un entorno donde la tecnología prima, no escatimes en herramientas de audio e imagen de última generación, mostrando la mejor cara de tu compañía. Contempla el alquiler de equipos si es necesario.

4. Cuida cada detalle: Catering, sponsors, personal, merchandising,… Mima a tus asistentes antes, durante y después del evento, recuerda que sin ellos el evento no tiene sentido.

5. Enriquece el evento: crea actividades relacionadas con la causa social, motiva a los asistentes, propón un programa de recaudación de fondos para una organización vinculada al motivo social…

 

 

Consejos

1. Se distinto del resto

Es necesario sentar las bases de lo que va a significar tu evento. Elegir el momento adecuado y la forma en la que vas a conseguir llegar a tu público es fundamental, pero tienes que aportar también un contenido diferente (y diferencial).

2. Consigue compañeros que te ayuden

Organizar eventos implica llevar a cabo muchas tareas, por lo que en ocasiones es importante saber delegar y reconocer cuándo es recomendable contratar a alguien externo. Por otro lado, contar con el impulso de alianzas o relaciones comerciales puede marcar la diferencia. Los acuerdos con marcas, proveedores, recintos o media partners podrán ofrecer un valor añadido para tus asistentes.

3. Ten claro tu público objetivo

Antes de comenzar a promocionar tu evento, es de gran ayuda que definas una segmentación para tu público. Esto te ayudará a tomar muchas decisiones fundamentales, desde a qué precio puedes poner tus entradas, a cuáles son los medios más adecuados para promocionar tu evento.

4. Ten una estrategia de marketing

Una vez que tienes el perfil de tus asistentes definido, es momento de planificar tu estrategia de marketing. Más allá de las redes sociales, hay muchas otras técnicas de marketing online que pueden ayudarte a vender más entradas en función del momento en el que se encuentre el asistente: publicidad display o anuncios en buscadores.

 

Si estas interesado en conocer más acerca de esto, te recomendamos revisar el Diplomado en Protocolo y Eventos, mediante el cual se conocerán el concepto de protocolo y las actividades que una figura experta en protocolo realiza, ocupándose de las relaciones institucionales en el entorno de las relaciones públicas.  Así mismo, se profundizará en el conocimiento de las técnicas de protocolo para la realización de actos, celebraciones, eventos de forma profesional y efectiva.

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Miércoles, 28 Septiembre 2022