Etapas de la negociación

Cuando dos personas entablan una negociación, cada una intenta alcanzar una determinada meta. En esa conversación entran en juego diversos factores, como los rasgos de la personalidad, el estado de ánimo, las emociones, etc. La manera que cada individuo tiene de pensar y de actuar incide en cómo se lleva a cabo la negociación, independientemente de los puntos en concreto que se negocian.

Las negociaciones aparecen en múltiples ámbitos de la vida. Supongamos que un hombre desea pasar las vacaciones en la playa y su esposa, en la montaña. De manera espontánea, la pareja tendrá que negociar para llegar a un pacto: una negociación exitosa podría derivar en la aceptación de repartir el tiempo entre ambos destinos, de manera tal que cada uno vea parcialmente satisfecho su anhelo.

En el ámbito corporativo, es habitual que se establezcan negociaciones entre las empresas para entablar lazos comerciales o convenios estratégicos. En el terreno de la política, las negociaciones permiten realizar alianzas para definir candidaturas o formar equipos de gobierno, por mencionar algunas posibilidades.

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Etapas de la negociación

Preparación

Esta es una etapa fundamental, pues en ella debes buscar toda la información necesaria para conocer a los clientes, debes investigar sobre sus intereses, forma de vida, estatus económicos, preferencias, si tienen familia, condiciones laborales, entre otros aspectos sociales y económicos que serán determinante conocer para saber cómo abordar a los clientes.

Además, este conocimiento de los clientes te permitirá delimitar los temas de interés que debes tratar, sobre qué les debes hablar y cómo les debes hablar, ya sea, en un lenguaje sencillo, técnico, profesional o coloquial, siempre expresando las ideas de forma amigable y con gran empatía.

En esta fase de la negociación no se puede dejar nada en manos de la improvisación, por ello, es primordial la planificación y la preparación del arte de negociar.

Organización de la reunión

Es uno de los pasos de la negociación más significativos. Dependiendo del contexto, es necesario determinar si se requiere una reunión. En caso afirmativo, una de las partes deberá organizar la reunión y comunicar a la otra parte: la fecha y hora de la reunión, el lugar de la reunión, los nombres de las personas presentes, el contenido y la celebración de la reunión, el equipo necesario, etc.

En un enfoque tradicional, las reuniones contarían con dos personas. Si se trata de una negociación informal y, ajustándonos a las costumbres de cada persona y sitio, puede tratarse desde una videoconferencia hasta un café o comida. En negociaciones más formales o de índole superior, se reunirán equipos multidisciplinarios.

Reunión

Al comienzo de la reunión de negociación, el organizador abre la sesión y presenta a los participantes. Explica el proceso y hace una breve presentación de los temas a tratar. Durante la reunión, se asegura de que el debate avance, toma nota de los puntos en los que las partes están de acuerdo y vela por que se respete el tiempo asignado a cada punto. Al final de la sesión, resume los puntos que se han resuelto y realiza una evaluación de la reunión.

Cerrar la negociación

Esta es la última de las fases de la negociación. El cierre se da exista o no exista acuerdo en la negociación, pues indiferentemente de la existencia del mismo la negociación debe cerrarse.

En el cierre debe establecerse por escrito cada aspecto de la negociación, como también, debe incluirse las cláusulas por incumplimiento del trato, cláusulas de indemnización, cláusulas de prórroga, entre otras más que establezcan las partes.

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